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ACT-01 「IT講習サブテキスト」

5.2 アウトルックエクスプレスを起動する

「アウトルックエクスプレス」とは電子メールをやり取りするために必要なソフトです。この「アウトルックエクスプレス」はWindowsに最初から付属していますので通常のアプリケーションのように別途購入する必要はありません。

電子メールをやり取りするためにデスクトップ上にある「アウトルックエクスプレス」のアイコン（下図）をダブルクリックして「アウトルックエクスプレス」を起動します（[スタート]-[プログラム]と辿り起動することも出来ます）。次にウィンドウ右上の「最大化」ボタンをクリックして画面を最大化します。

アウトルックエクスプレスの画面構成は大きく４つに分けられています（環境により異なります）。まず左フレーム上部にトレイ群（下図A）、左下にアドレス帳の連絡先（下図B）、右上に選択されているトレイのメールタイトル一覧（下図C）、そして右下に右上メールタイトルで選択されているメールの内容（下図D）が表示されます。

この画面構成の左上にあるトレイ群は初期状態で５つに分かれています。詳細は以下の通りです。

受信トレイ	受信したメールの保管場所
送信トレイ	送信したメールを一時的に保管しておく場所
送信済みアイテム	送信したメールが自動的に移動される場所
削除済みアイテム	削除したメールの一時的な保管場所
下書き	途中まで書いたメールの一時的な保管場所

5.3 メールを書く

メールを書きます。

まずアウトルックエクスプレス上部にあるツールバー左端の[新しいメール]ボタン（下図）をクリックします。するとメール送信フォームが表示されますので宛先、件名、本文を記入します。

「宛先」とは手紙で言えば相手の住所に当たる部分でここに相手のメールアドレスを記入します。「件名」は手紙のタイトルです。これは未記入でも送ることは出来ますがメールの内容を示す冗長でない適切なタイトルを付けるのがマナーです。例えば「同窓会のご案内」のようにメールを受け取った相手がメールを開かずともそのメールの趣旨を把握出来るのが理想です。したがって件名に「こんにちは」等のメール内容と全く関係ない件名は控えましょう。「本文」には伝えたいメッセージを記入します。

では実際にメールを書いていきます。

まずメールアドレスを記入しますがこのアドレスは各個人が持つ世界に１つしかない固有の物なので１文字でも間違うと相手に届きません（アドレスを間違って送信したメールは戻ってきます）。メールを送る場合にはまずアドレスを記入後きちんと確認してから送ります。またアドレス（アットマーク以前の部分）は通常プロバイダと契約する際に自分の好きな名前を使用することが出来ます。ただし同名で既に登録されている方がいた場合は使用することが出来ませんので他の名前を使用します。

次に件名、アドレスを記入します。これらは送りたい文を記入して下さい。ただし注意点として絶対に半角カタカナや機種依存文字（詳細は後述参考）を使用してはいけません。これらの文字はメールを受け取る方の環境によっては正常に表示されない事があるからです。勿論正常に閲覧出来る環境の方もおられますが使わないのがマナーだと覚えておいて下さい。

また送信したメールは取り消すことが出来ないので内容もしっかりと確認しましょう。

5.4 メールを送る

メールを送ります。

アドレス、件名、本文を記入したらメール送信フォーム上部のツールバー左端にある[送信]ボタン（下図A）をクリックします。これでメールが送信されますがきちんと送られたか確認したい場合はトレイ群の[送信済みアイテム]をクリックして送信したメールがあるかどうか確認します。ただしアウトルックエクスプレスの設定によっては一時的に[送信トレイ]にメールが置かれその後[送受信]ボタン（次項参照）をクリックすることで初めてメールが送られる場合もあります。

※[送信]ボタンで直ちにメールを送るか一旦[送信トレイ]に移動してから送信するかを設定します。まずアウトルックエクスプレスの上部メニューを[ツール]-[オプション]を実行後表示されるオプション画面の[送信]タブをクリックします。すると[送信]タブ内の上から２番目に「メッセージを直ちに送信する」という項目がありますのでメール送信フォームの[送信]ボタンをクリックして即座に送信したければここにチェックを付けて一旦[送信トレイ]に移動して後ほど送りたい場合はチェックを外します。変更を加えたら同ウィンドウ下部にある[OK]ボタンを押します。

5.5 メールを受け取る

自分宛のメールを受け取ります。

まずアウトルックエクスプレス上部にあるツールバーの[送受信]ボタン（下図A）をクリックします。するとメールの送受信が開始されます。このとき前項で解説した送信設定を「メールを一旦送信トレイに移動して後で送信する」に設定した場合は受信と同時に送信トレイ内のメール送信も行われますので注意しましょう。

メールを受信したら[受信トレイ]をクリックしてから受信したメールの件名をクリックします。するとアウトルックエクスプレス右下のウィンドウに選択したメールの内容が表示されます。

5.6 メールの返事を書く

受信したメールの返事を書きます。

返事を出したいメールをクリックしてツールバーの[返信]ボタン（下図A）をクリックします。するとメールの返信フォームが表示されるのでメールの返事を書き[送信]ボタンをクリックします。これで返信メールが送信されます。

返信ボタンをクリックして表示された返信フォームには自動的に相手のアドレスが入力されるので改めて入力する必要はありません。件名は例えば「同窓会のご案内」というメールへの返信なら自動的に「Re:同窓会のご案内」と入力されます。この件名に付いている「Re」は返信（Reply）を表しています。ただし受け取ったメールに関する返事ならこのままでも良いですが全く異なる内容の返信を行う場合は適切な件名に変更した方が良いでしょう。

本文の方には「--- Original Message ---」以下に送られてきたメールの送信者名や件名、時間等と共にメッセージが「>」付きで表示されています。これは返信元メールの引用文を表しています。これは返信をする場合に返信を受け取った相手がどのメールに関する返信なのかが分かるようにとの配慮から付加されますが長文を全文引用すると返信が見づらく受け取った側にも負担が掛かりますので返信文に関する記述のみを残して残りは削除して送りましょう。

5.7 アドレス帳に登録する

アドレス帳にメールアドレスを登録します。

頻繁にメールを送信する相手のアドレスは[アドレス帳]に登録することによりメールを送信する時にメールアドレスを入力する手間を省くことが出来ます。まずアウトルックエクスプレス左下枠の[連絡先]ボタンをクリック後表示される[新規の連絡先]をクリックします（下図）。するとアドレス帳の登録フォームが表示されるので登録したい方の氏名とメールアドレスを入力（入力後にアドレスボックスの[追加]ボタンを押すか[Enter]キーを押します）して[OK]ボタンを押します。これでアドレス帳への登録は完了です。

アドレス帳への登録は下図のようにアウトルックエクスプレス上部のツールバーの[アドレス帳]をクリックして表示されるアドレス帳の[新規作成]-[新規の連絡先]からも行えます。また登録済みアドレスの修正や検索も出来ます。

アドレス帳に登録した相手にメールを送る場合は「[新しいメール]をクリック後表示されるメール送信フォームの宛先ボタン（下図A）をクリックします。すると「受信者の選択」ウィンドウ（下図B）が表示されるので相手を選択後[宛先]ボタンをクリックして[OK]ボタンをクリックします。後は通常のメール送信手順と同じです。またこのアドレス帳からの受信者選択はアウトルックエクスプレス左下枠の連絡先に表示されている相手をダブルクリックして実行することも出来ます。

5.8 署名を作成する

署名を作成します。

署名とは名前やメールアドレス等の差出人情報です。まずアウトルックエクスプレスのメニューから[ツール]-[オプション]を実行後表示されるオプション画面の[署名]タブをクリックします。すると署名の設定画面が表示されるのでその中の[作成]ボタンをクリックして署名を記入します。記入後は[OK]ボタンをクリックして署名の作成は完了です。ただし全ての作成メールに署名を付けるには同設定画面にある「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェックを付けて下さい。

この署名には氏名（ハンドルネーム【注１】）とメールアドレスを記載するのが一般的です。またホームページを持っている場合はそのアドレスを掲載しても良いでしょう。ただし注意点として個人情報（住所、電話番号）を決して載せないことです。知人等なら良いですがネット上で余り面識のない方に個人情報を知らせることはそれだけ危険が及ぶ可能性が高くなります。

5.9 複数の相手にメールを送る

１通のメールを複数の方に送ります。

例えば「同窓会のご案内」のメールを送る場合普通クラスメート等に同じ内容のメールを送ります。複数の方に同じメールを送る場合は[宛先]に相手のアドレスを入力後「,（カンマ）]か[;（セミコロン）]で区切り次のメールアドレスを入力します。後は通常のメールと同様に[件名][本文]を入力して[送信]ボタンをクリックしてメールを送れば完了です。

（使用例）

アドレスが「abc@kirara.ne.jp」と「xyz@kirara.ne.jp」の２人に同じメールを送る場合は[宛先]に「abc@kirara.ne.jp,xyz@kirara.ne.jp」と入力します。

■[CC]を利用する

[CC]とは「Carbon Copy（カーボンコピー）」の略で第三者にメールのコピーを送信する場合に使用します。[CC]を使用した場合[宛先][CC]に指定された両者のアドレスはお互い確認出来ます。

（使用例）

お互いが既に知り合いでありアドレスもお互い交換し合っているグループ内において共通のメッセージを送信する場合に使用します。例えばあるイベントに参加する方全員を[宛先]に指定して参加出来るかどうか分からないが念のために知らせておきたい方に[CC]宛でメールを送信します。

■[BCC]を利用する

[BCC]とは「Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）」の略で[CC]同様第三者にメールのコピーを送信する場合に使用しますが[BCC]に指定したアドレスは[宛先]や[CC]に指定された方から確認出来ません。[BCC]側からは[宛先][CC]のアドレスを確認出来ます。

（使用例）

同じメールを送信するが送る相手同士が知人でなくお互いのアドレスを明らかにしない方が良い場合に使用します。例えば[宛先]に自分のアドレス[BCC]に送りたい複数の方のアドレスを指定すると受け取った相手は送信者のアドレスしか知り得ません。これは[宛先]に複数の方の名前やアドレスが羅列されるのを防ぐのにも役立ちます。

5.10 写真をメールで送る

メールに写真や絵を添付して送ります。

[新しいメール]を開きます。次にメニューから[挿入]-[添付ファイル]を実行します。すると「添付ファイルの挿入」画面が表示されるので添付したいファイルを選択して[添付]ボタンをクリックします。これで添付ファイルが設定されるので後は通常のメールと同様に[宛先][件名][本文]を記載後送信します。

※添付ファイルを送る場合はファイルサイズに十分注意して下さい。例えば「ペイント」で書いた絵をそのまま送るとファイルサイズが膨大で送信に時間が掛かるだけでなく受信する側にも多大な負荷を掛けます（今回は解説しませんが絵や写真は必ず圧縮形式のファイルで送ります）。また知人に送るなら構いませんが初めてメールを送る方に添付ファイルを送りたい場合は事前にファイルを送る旨の連絡を行いましょう。何の連絡もなく添付ファイルを送るのはマナー違反です（恐らく開いてもらえません）。

■受信した添付ファイルを保存する

添付ファイル付きのメールをクリックしてメニューから[ファイル]-[添付ファイルの保存]をクリックします。すると[保存]メニューが表示されるので[保存先]を確認して[保存]ボタンをクリックします。

※添付ファイルは場合によってコンピュータウィルスに感染している可能性がありますので十分に注意しましょう。例え知人からの添付ファイルであっても安易に開いてはいけません。

5.11 メールのマナーについて

メールを送る場合幾つかのマナーがあります。

■テキスト形式のメールを送る

メールには「テキスト形式」と「HTML形式」の２種類があります。「テキスト形式」は文字だけのメールですが「HTML形式」はホームページのように写真を表示したり背景の変更、文字装飾など表現豊かなメールを作成することが出来ます。しかし「HTMLメール」は環境によっては読めない方もいますしファイルサイズが大きくなるので送受信に時間がかかります。その為添付ファイル同様「HTMLメール」も知人以外には確認を得てから送信しましょう。

通常「テキスト形式」のメールを送信するにはメニューの[ツール]-[オプション]を実行後表示されるオプション画面の[送信]タブをクリックします。すると[送信]画面下部に「メール送信の形式」という項目がありますのでこれを「テキスト形式」にチェックを付けて[OK]ボタンをクリックします。

■使ってはいけない文字

メールに関わらずインターネットの世界では使ってはいけない文字があります。

「半角カタカナ」「丸付き文字」「ローマ数字」等の機種依存文字は相手の環境によっては正常に表示出来ないので注意しましょう。

■メールの本文には改行を入れる

メールだけに関わらずインターネット上のBBS等でもある程度文章を打ったら改行を行います。

長い文章は読みづらい上に表示のレイアウトも崩れてしまうので全角なら３０～３５文字で[Enter]キーを押して改行を行いましょう。

ステップアップ

■メールで紹介されたホームページを見る

メールの本文にホームページのアドレスを記入すると受け取った相手はそのアドレスをクリックするだけで自動的にインターネットエクスプローラが起動して紹介されたホームページを閲覧することが出来ます。またメールアドレスを記入するとそのアドレスをクリックするだけでそのアドレスが入力されたメール送信フォームが表示されます。

■メールを削除する

不必要なメールは削除します。

[受信トレイ]を開き削除するメールを選択後ツールバーの[削除]ボタンをクリックします。すると削除したメールが一旦[削除済みアイテム]に移動するので完全に削除するなら再度選択後[削除]ボタンをクリックします（完全に削除したメールは元には戻りませんのできちんと確認してから削除しましょう）。

■ツールバー一覧

アウトルックエクスプレスのツールバーは以下の通りです。